Tickets annuleren en terugbetalen

Leer hoe je individuele inschrijvingen annuleert, terugbetalingen verwerkt via Stripe, en hoe je een volledig evenement annuleert met bulkterugbetaling.

Wanneer gebruik je dit?

Je hebt een familiedag georganiseerd, maar een gezin moet annuleren wegens ziekte. Of erger: het evenement zelf moet geannuleerd worden door slecht weer. In beide gevallen wil je de inschrijving netjes afhandelen en betaalde tickets terugbetalen. Ordolio biedt drie mogelijkheden: een individueel ticket annuleren, een individueel ticket terugbetalen, of het hele evenement annuleren met bulkterugbetaling. Bij elke actie stelt Ordolio automatisch een gepersonaliseerde notificatie-email op die je kunt aanpassen voordat je bevestigt.

Wat je nodig hebt

• Beheerdersrechten voor evenementen
• Een evenement met deelnemers en verkochte tickets
• Een gekoppelde Stripe-rekening (voor online terugbetalingen)

Stappen

Stap 1: Ga naar de deelnemerslijst

Open je evenement en klik op het tabblad Deelnemers. Je ziet de lijst met alle ingeschreven deelnemers, hun tickettype en betaalstatus.

Stap 2: Open het actiemenu van een deelnemer

Klik op het menu-icoon (drie puntjes) in de kolom Acties naast de deelnemer. Je ziet de opties Annuleer en Terugbetalen onderaan het menu.

• Annuleer verschijnt wanneer het ticket nog niet geannuleerd of terugbetaald is.
• Terugbetalen verschijnt wanneer het ticket betaald is en nog niet volledig terugbetaald.

Stap 3: Een individueel ticket annuleren

Klik op Annuleer in het actiemenu. Er verschijnt een bevestigingsvenster met een waarschuwing die toont welke deelnemer en welk ticket je annuleert.

Ordolio stelt automatisch een notificatie-email op met het onderwerp en een persoonlijk bericht. Je kunt het bericht aanpassen of de email uitschakelen via het selectievakje Stuur notificatie-email naar deelnemer.

Klik op Bevestig annulering om de annulering te voltooien.

Let op: Een annulering markeert het ticket als geannuleerd, maar betaalt niet automatisch terug. Wil je het bedrag terugstorten? Gebruik dan de optie Terugbetalen in het actiemenu.

Stap 4: Een individueel ticket terugbetalen

Klik op Terugbetalen in het actiemenu van de deelnemer. Het terugbetaalvenster toont:

• Het terugbetaalbedrag (standaard het volledige ticketbedrag). Je kunt dit aanpassen voor een gedeeltelijke terugbetaling.
• Een melding over Stripe-transactiekosten (ca. 0,35 EUR per terugbetaling).
• Een optioneel veld Reden om de terugbetaling intern te documenteren.
• Een notificatie-email die automatisch het bedrag en de evenementnaam bevat.

Klik op Terugbetalen om de terugbetaling te verwerken. Ordolio verwerkt de Stripe-terugbetaling en verstuurt de notificatie-email.

Tip: Bij een gedeeltelijke terugbetaling kun je later opnieuw Terugbetalen kiezen. Ordolio toont dan het reeds terugbetaalde bedrag en het resterende maximum.

Stap 5: Een volledig evenement annuleren

Moet het hele evenement geannuleerd worden? Open je evenement en klik op het rode annuleer-icoon naast de status in de paginakop. Dit icoon is zichtbaar op elke pagina van het evenement, ongeacht welk tabblad je geopend hebt. Het bevestigingsvenster toont drie gevolgen:

• Het evenement wordt gemarkeerd als geannuleerd
• Alle tickets worden gemarkeerd als geannuleerd
• Het evenement wordt als geannuleerd getoond op de publieke pagina

Ordolio stelt een notificatie-email op voor alle deelnemers. Je ziet hoeveel deelnemers de email ontvangen. Pas het bericht aan en klik op Annuleer evenement.

Let op: Na het annuleren van het evenement worden alle tickets geannuleerd, maar betalingen worden niet automatisch teruggestort. Gebruik hiervoor de optie Iedereen terugbetalen via de knop Acties op de deelnemerspagina.

Stap 6: Iedereen terugbetalen (bulkterugbetaling)

Na het annuleren van het evenement ga je naar de Deelnemers-pagina. Klik op de knop Acties rechtsboven en kies Iedereen terugbetalen. Deze optie verschijnt alleen wanneer er betaalde, nog niet terugbetaalde tickets zijn. Het bulkterugbetaalvenster toont:

• Het aantal tickets dat terugbetaald wordt
• Een melding over Stripe-transactiekosten
• Een saldocontrole: Ordolio controleert of het Stripe-saldo van je organisatie toereikend is
• De notificatie-email die elke deelnemer ontvangt

Klik op Terugbetalen om de bulkterugbetaling te starten. Ordolio verwerkt alle terugbetalingen op de achtergrond en toont een voortgangsbalk.

Tip: Zijn er deelnemers die handmatig (niet via Stripe) betaald hebben? Ordolio waarschuwt je dat deze apart afgehandeld moeten worden.

Resultaat

De inschrijvingen zijn netjes afgehandeld. Geannuleerde tickets zijn gemarkeerd in de deelnemerslijst, terugbetalingen zijn via Stripe verwerkt, en alle betrokken deelnemers hebben een gepersonaliseerde notificatie-email ontvangen. Bij een volledige evenementannulering is het evenement als geannuleerd zichtbaar op de publieke pagina. Ordolio houdt het terugbetaalde bedrag per ticket bij, zodat je altijd een overzichtelijke financiële administratie hebt.

Tips

• Annuleren is niet hetzelfde als terugbetalen. Een annulering markeert het ticket als geannuleerd. Een terugbetaling stort het bedrag terug via Stripe. Je kunt een ticket annuleren zonder terug te betalen, of eerst terugbetalen en dan annuleren.
• Gedeeltelijke terugbetalingen zijn mogelijk. Pas het terugbetaalbedrag aan in het terugbetaalvenster. Ordolio onthoudt het reeds terugbetaalde bedrag zodat je meerdere gedeeltelijke terugbetalingen kunt doen.
• Stripe-transactiekosten. Bij elke digitale terugbetaling rekent Stripe ca. 0,35 EUR per ticket. Houd hier rekening mee bij het bepalen van je terugbetalingsbeleid.
• Notificatie-emails zijn aanpasbaar. Ordolio stelt automatisch een gepersonaliseerd bericht op met de naam van de deelnemer en het evenement. Je kunt het onderwerp en de inhoud aanpassen voordat je bevestigt.
• Saldocontrole bij terugbetalingen. Ordolio controleert automatisch of je Stripe-rekening voldoende saldo heeft voordat een terugbetaling verwerkt wordt. Bij onvoldoende saldo wordt de knop Terugbetalen uitgeschakeld en zie je een melding met het beschikbare en benodigde bedrag.

Veelgestelde vragen

Kan ik een annulering ongedaan maken?
Nee, een annulering is definitief. Het ticket wordt permanent gemarkeerd als geannuleerd. Je kunt de deelnemer wel opnieuw handmatig toevoegen als dat nodig is.

Wat gebeurt er als het Stripe-saldo onvoldoende is?
De knop Terugbetalen wordt uitgeschakeld. Je ziet een melding met het beschikbare saldo en het benodigde bedrag. Je kunt het saldo aanzuiveren door een overboeking te doen naar je Stripe-rekening of door nieuwe betalingen te ontvangen.

Worden handmatige betalingen automatisch terugbetaald?
Nee. Bij een manuele betaling toont Ordolio een waarschuwing dat het bedrag niet automatisch teruggestort wordt. Je moet dit zelf regelen buiten het platform.

Hoelang duurt een Stripe-terugbetaling?
De deelnemer ontvangt het bedrag binnen 5-10 werkdagen op de oorspronkelijke betaalmethode.

Wat is het verschil tussen "Annuleer" en "Verwijderen" in het actiemenu?
Annuleer markeert het ticket als geannuleerd en houdt de registratie bewaard in je administratie. Verwijderen verwijdert de inschrijving volledig uit het systeem.

Volgende stappen

• Je kunt ook handmatig deelnemers toevoegen als vervanging voor geannuleerde inschrijvingen. Lees Handmatig deelnemers toevoegen.
• Bekijk het Financieel overzicht en export om terugbetalingen te controleren.

Gerelateerde artikelen

• Deelnemerslijst bekijken en beheren
• Online betalingen ontvangen
• Financieel overzicht en export
• Alle betalingen raadplegen en exporteren

Bijgewerkt op: 15/04/2026