Eenvoudige aanwezigheid bijhouden

Houd bij wie er aanwezig is bij je activiteiten -- zonder tickets, betaling of ingewikkelde instellingen. Ideaal voor trainingen, vergaderingen en wekelijkse bijeenkomsten.

Wanneer gebruik je dit?

Je organiseert een EHBO-cursus voor vrijwilligers en wil weten wie er komt opdagen. Er is geen betaling nodig en je wil geen tickets instellen -- je wil gewoon een overzichtelijke presentielijst. Met de aanwezigheidsmodus van Ordolio geef je leden de mogelijkheid om zelf aan te geven of ze aanwezig zijn, en als beheerder heb je in een oogopslag het volledige overzicht.

Wat je nodig hebt

• Beheerdersrechten voor evenementen
• Een bestaande activiteit of evenement (nog niet gepubliceerd, of zonder deelnemers)

Stappen

Stap 1: Open de instellingen van je activiteit

Ga naar je activiteit en klik op het tabblad Details in de navigatiebalk. Scroll naar de instelling Type inschrijvingen en klik op Bewerk.

Stap 2: Kies "Aanwezigheden bijhouden"

In het venster dat opent, zie je twee opties:

Klik op Aanwezigheden bijhouden en klik op Opslaan.

Let op: Als je evenement al tickets heeft en je schakelt over naar aanwezigheden bijhouden, worden de bestaande tickets verwijderd. Ordolio waarschuwt je hier vooraf over.

Tip: Ordolio maakt automatisch de juiste interne structuur aan zodra je deze modus activeert. Je hoeft zelf geen tickets of prijzen in te stellen.

Stap 3: Voeg aanwezigheden toe via de deelnemerslijst

Ga naar het tabblad Deelnemers. Klik op de knop Aanwezigheden toevoegen. In het venster dat opent, kun je:

• Voeg bestaande leden toe -- zoek en selecteer leden uit je organisatie
• Voeg manueel een nieuwe deelnemer toe -- voor externe deelnemers die niet in het systeem staan

Klik op Toevoegen om de geselecteerde leden als aanwezig te registreren.

Stap 4: Bekijk en beheer de aanwezigheidslijst

Na het toevoegen zie je alle deelnemers in de lijst. Per deelnemer zie je de kolom Aanwezig? met een statuslabel. Klik op het label om de status te wijzigen tussen aanwezig en niet aanwezig. Je kunt ook filteren op aanwezigheidsstatus met de knop Aanwezigheid boven de tabel.

Resultaat

Je activiteit heeft nu een overzichtelijke presentielijst. Leden kunnen via de publieke pagina zelf aangeven of ze aanwezig zijn. Als beheerder wijzig je de status met een klik. Ordolio houdt alles automatisch bij -- je hebt altijd een actueel overzicht van wie er komt.

Tips

• Leden geven zelf hun aanwezigheid door. Op de publieke pagina van de activiteit zien leden een knop om zich als aanwezig of niet-aanwezig te markeren. Ouders kunnen dit doen voor hun kinderen.
• Je kunt het inschrijvingstype niet meer wijzigen nadat de activiteit gepubliceerd is of als er al deelnemers zijn. Kies het juiste type voordat je publiceert.
• Bij reeksen kun je aanwezigheid per sessie bijhouden. Als je activiteit een reeks is, verschijnt de optie "Aanwezigheid per activiteit apart bijhouden". Ordolio toont dan een aanwezigheidsmatrix met een overzicht per sessie.
• Exporteer je aanwezigheidsgegevens via de deelnemerslijst. Gebruik de knop Acties voor exportopties.

Veelgestelde vragen

Kan ik externe deelnemers toevoegen die geen lid zijn?
Ja. In het venster "Aanwezigheden toevoegen" kies je "Voeg manueel een nieuwe deelnemer toe". Vul de voornaam, achternaam en optioneel een e-mailadres in.

Wat zien leden op de publieke pagina?
Leden zien een sectie "Aanwezigheid" met een knop om aan te geven of ze aanwezig zijn. Ouders kunnen de aanwezigheid van hun kinderen apart instellen.

Kan ik achteraf overschakelen van tickets naar aanwezigheid?
Alleen als de activiteit nog in concept is en er geen deelnemers zijn. Na publicatie is het type vergrendeld.

Hoe werkt de aanwezigheidsmatrix bij reeksen?
Bij reeksen met aanwezigheid per sessie verschijnt een extra tabblad "Aanwezigheidsoverzicht" in de navigatie. Dit toont een matrix met leden in de rijen en sessies in de kolommen, met per cel de status (aanwezig, niet aanwezig, of onbekend).

Volgende stappen

• Hierna kun je QR-codes gebruiken om aanwezigheid te scannen bij je evenement.
• Bij terugkerende activiteiten kun je reeksen opzetten om aanwezigheid per sessie bij te houden.

Gerelateerde artikelen

• Een activiteit opzetten voor leden
• Deelnemerslijst bekijken en beheren
• Handmatig deelnemers toevoegen

Bijgewerkt op: 15/04/2026