Vragenlijst versturen naar deelnemers

Stuur na inschrijving een vragenlijst naar deelnemers om ontbrekende informatie op te vragen via een magic link — zonder dat zij een account nodig hebben.

Inhoudsopgave

• Wanneer gebruik je dit?
• Wat je nodig hebt
• Stappen
• Resultaat
• Tips
• Veelgestelde vragen
• Volgende stappen
• Gerelateerde artikelen

Wanneer gebruik je dit?

Je organiseert een zomerkamp en na de inschrijvingen merk je dat belangrijke gegevens ontbreken — allergieën, vervoergegevens of noodcontacten. In plaats van iedereen afzonderlijk te mailen en antwoorden handmatig te verwerken, verstuur je via Ordolio een vragenlijst met een persoonlijke link. De ontvanger klikt op de link, vult het formulier in en de antwoorden worden automatisch aan het juiste ticket gekoppeld. Geen account nodig, geen extra stappen.

Wat je nodig hebt

• Beheerdersrechten voor evenementen (webmaster of beheerder)
• Een evenement met minstens één inschrijvingstype waarop extra vragen of keuzemenus zijn ingesteld
• Minstens één ingeschreven deelnemer

Stappen

Stap 1: Open de deelnemerslijst

Ga naar je evenement en klik op het tabblad Deelnemers. Je ziet de lijst met alle ingeschreven deelnemers, inclusief hun naam, inschrijvingstype, e-mailadres en betaalstatus.

Stap 2: Open het actiemenu van een deelnemer

Klik op het menu-icoon (drie puntjes) rechts in de rij van de deelnemer. Er verschijnt een dropdown met acties. Kies Stuur vragenlijst.

Tip: De optie Stuur vragenlijst verschijnt alleen wanneer het inschrijvingstype extra vragen of keuzemenus bevat en de deelnemer een e-mailadres heeft.

Stap 3: Controleer de ontvangers en verstuur

Er opent een venster met de titel Vragenlijst versturen. Bovenaan zie je een infokaart met de koper en het ticket. Daaronder vind je:

• Link naar vragenlijst — de persoonlijke magic link. Je kunt deze kopiëren of openen om te bekijken wat de ontvanger ziet.
• Ontvangers — het e-mailadres dat aan de inschrijving is gekoppeld, standaard aangevinkt.
• Extra e-mailadressen — voeg hier extra ontvangers toe (één per regel), bijvoorbeeld een ouder of voogd.
• Extra bericht (optioneel) — een persoonlijk bericht dat in de e-mail verschijnt.

Klik op Verstuur email om de vragenlijst te versturen.

Stap 4: Verstuur in bulk naar meerdere deelnemers

Wil je de vragenlijst naar meerdere deelnemers tegelijk versturen? Vink de selectievakjes aan links van de gewenste deelnemers. De bulk-actiebalk verschijnt bovenaan met het aantal geselecteerde deelnemers.

Klik op Bulk acties en kies Verstuur vragenlijst onder het kopje Communicatie. Voeg eventueel een persoonlijk bericht toe en bevestig.

Let op: Ordolio slaat automatisch deelnemers over die alle vragen al hebben ingevuld. Je hoeft niet zelf te controleren wie er nog openstaande vragen heeft.

Resultaat

De geselecteerde deelnemers ontvangen een e-mail met een persoonlijke link naar het vragenformulier. Zij kunnen het formulier invullen zonder in te loggen of een account aan te maken. Zodra ze op Opslaan klikken, worden de antwoorden automatisch gekoppeld aan hun ticket. Na het opslaan ziet de ontvanger een bevestiging: "De vragen zijn succesvol opgeslagen."

Tips

• Ordolio dedupliceert automatisch e-mailadressen — als je bij de ontvangers hetzelfde adres zowel aanvinkt als handmatig invoert, wordt er maar één e-mail verstuurd.
• Gebruik de magic link ook buiten e-mail — kopieer de link via het kopieer-icoon in het verstuurvenster en deel hem via WhatsApp of een ander kanaal.
• Het formulier past zich aan per deelnemer — afhankelijk van het inschrijvingstype ziet de ontvanger extra vragen, keuzemenus, profielgegevens, certificaatgegevens of een medische fiche. Ordolio toont alleen de secties die van toepassing zijn.
• Bij bulk versturen zie je een samenvatting — Ordolio meldt hoeveel herinneringen zijn verstuurd, hoeveel zijn overgeslagen (vragen reeds ingevuld) en hoeveel deelnemers geen e-mailadres hebben.

Veelgestelde vragen

Heeft de ontvanger een account nodig om het formulier in te vullen?
Nee. De magic link werkt zonder inloggen. Iedereen met de link kan het formulier openen en invullen.

Wat gebeurt er als ik de vragenlijst opnieuw verstuur naar iemand die al alles heeft ingevuld?
Bij individueel versturen wordt de e-mail gewoon verstuurd — de ontvanger ziet dan het formulier met de eerder ingevulde antwoorden. Bij bulk versturen wordt deze deelnemer automatisch overgeslagen.

Kan ik de vragenlijst versturen naar een ander e-mailadres dan het inschrijfadres?
Ja. Vul het extra e-mailadres in bij Extra e-mailadressen (één per regel). Elk geldig e-mailadres krijgt dezelfde link.

Wat als een e-mailadres ongeldig is?
Ordolio valideert elk adres. Bij een ongeldig formaat zie je de melding "Ongeldig e-mailadres: [het adres dat niet klopt]" en wordt de e-mail niet verstuurd.

Moet ik minstens één ontvanger selecteren?
Ja. Als je geen ontvanger aanvinkt en ook geen extra e-mailadres invoert, toont Ordolio de melding "Selecteer minimaal één ontvanger of voer een e-mailadres in."

Volgende stappen

• Bekijk de antwoorden van deelnemers in de deelnemerslijst — de kolom Vragen toont of alle vragen zijn ingevuld.
• Je kunt ook medische fiches opvragen via de vragenlijst wanneer dit is ingesteld op het evenement.

Gerelateerde artikelen

• Deelnemerslijst bekijken en beheren — bekijk en filter alle ingeschreven deelnemers
• Extra vragen toevoegen aan tickets — stel de vragen in die deelnemers moeten beantwoorden
• Keuzemenus met opties instellen — voeg keuzemenus toe aan je inschrijvingstypes
• Medische fiches instellen en beheren — vraag medische gegevens op via de vragenlijst

Bijgewerkt op: 15/04/2026