Medische fiches instellen en beheren

Stel een gezondheidsformulier in voor je organisatie, verplicht het bij evenementen, en raadpleeg of exporteer de ingevulde gegevens van deelnemers.

Inhoudsopgave

• Wanneer gebruik je dit?
• Wat je nodig hebt
• Stappen
• Resultaat
• Tips
• Veelgestelde vragen
• Volgende stappen
• Gerelateerde artikelen

Wanneer gebruik je dit?

Je organiseert een zomerkamp voor jongeren in de Ardennen en wil vooraf gezondheidsgegevens verzamelen — allergieën, medicatie, huisarts en noodcontacten. Met medische fiches in Ordolio stel je een standaard gezondheidsformulier in dat ouders zelf online invullen. Per evenement bepaal je of de fiche verplicht is voor inschrijving. Ordolio slaat alle medische gegevens versleuteld op en laat je de ingevulde fiches raadplegen, exporteren naar Excel of downloaden als PDF voor de kampverantwoordelijken.

Wat je nodig hebt

• Webmaster- of beheerdersrechten met de permissie Medische fiches beheren
• De module Administratie moet actief zijn
• Een evenement waarvoor je de medische fiche wilt verplichten

Stappen

Stap 1: Open het medische fiches overzicht

Ga in de navigatiebalk naar Administratie en klik in de topnavigatie op Medische fiches. Je ziet een overzicht van alle leden met hun medische fiche status.

Bovenaan vind je drie acties:

Stap 2: Stel de vragen in via de template-editor

Klik op Bewerk medische fiche vragen. De template-editor opent waar je secties en vragen beheert.

Zo bouw je het formulier op:

1. Klik op + Sectie toevoegen om een nieuwe sectie aan te maken (bijv. "Huisarts & Ziekenfonds").
2. Geef de sectie een titel en optioneel een beschrijving.
3. Klik binnen de sectie op + Vraag toevoegen om vragen toe te voegen.
4. Kies per vraag het Type: Tekst, Groot tekstveld, Enkele keuze of Meerdere keuzes.
5. Vink Verplicht in te vullen aan als het veld verplicht is.
6. Bij keuzetypes verschijnt de mogelijkheid + Keuze toevoegen om antwoordopties te definiëren.
7. Klik op Opslaan als je klaar bent.

Tip: Je kunt de volgorde van secties, vragen en opties aanpassen door ze te slepen. Noodcontacten worden standaard opgevraagd — die hoef je niet zelf toe te voegen.

Stap 3: Verplicht de medische fiche bij een evenement

Ga naar het evenement waarvoor je de fiche wilt verplichten. Open het tabblad Details en scroll naar de instelling Medische fiches. Klik op Bewerk.

In het modale venster staat de optie Medische fiche verplicht. Kies Ja en klik op Opslaan.

De instelling wisselt naar Verplicht. Deelnemers moeten nu hun medische fiche invullen of bevestigen voordat ze zich kunnen inschrijven.

Stap 4: Bekijk hoe deelnemers de fiche zien

Wanneer een ingelogd lid de publieke pagina van je evenement bezoekt, toont Ordolio automatisch een banner Medische fiches. De banner is alleen zichtbaar voor ingelogde leden. Leden die hun fiche al hebben ingevuld zien een groen vinkje met de optie Bekijk & bevestig. Leden zonder fiche zien een waarschuwing en de knop Vul in.

Let op: Een lid zonder ingevulde medische fiche kan zich niet inschrijven voor dit evenement. Ordolio blokkeert de inschrijving automatisch.

Stap 5: Raadpleeg en exporteer ingevulde fiches

Ga terug naar Administratie > Medische fiches. Bij leden met een ingevulde fiche zie je de knoppen Bekijken en Genereer PDF.

• Bekijken: opent het volledig ingevulde formulier met alle antwoorden en noodcontacten.
• Genereer PDF: downloadt een PDF van de medische fiche van dat lid. Je moet je wachtwoord opnieuw invoeren ter bevestiging.

Om fiches in bulk te downloaden:

1. Vink de gewenste leden aan via de checkboxen in de tabel.
2. Klik op Genereer PDF voor geselecteerde leden (verschijnt zodra je leden selecteert).
3. Of klik op Export > PDF om alle fiches in één bestand te downloaden.

Let op: Bij het downloaden of exporteren van medische fiches vraagt Ordolio om je wachtwoord. Dit is een extra beveiligingslaag omdat medische gegevens gevoelige informatie bevatten.

Stap 6: Stuur een herinnering naar leden zonder fiche

Klik op Verstuur herinnering om een e-mail te sturen naar leden die hun fiche nog niet hebben ingevuld. Je kunt kiezen:

• Alle leden zonder medische fiche — stuurt naar iedereen die nog niet heeft ingevuld.
• Specifieke leden — kies handmatig welke leden (en/of leden in specifieke groepen) zonder medische fiche de herinnering ontvangen.

Het bericht is al vooraf opgesteld en bevat een link waarmee leden direct hun fiche kunnen invullen.

Resultaat

Je organisatie heeft nu een volledig medisch formulier dat leden zelf online invullen. Per evenement bepaal je of de fiche verplicht is — Ordolio blokkeert automatisch inschrijvingen van leden zonder ingevulde fiche. Alle medische gegevens worden versleuteld opgeslagen. Als beheerder kun je fiches raadplegen, downloaden als PDF en herinneringen versturen naar leden die nog niet hebben ingevuld.

Tips

• Ordolio biedt een standaard medisch formulier aan met veelvoorkomende secties zoals huisarts, allergieën, vaccinaties, dieetvoorkeuren en zwemvaardigheid. Je kunt dit sjabloon volledig aanpassen aan de behoeften van je organisatie.
• Op de publieke evenementpagina zie je per lid wanneer de fiche voor het laatst is bijgewerkt (Laatst bijgewerkt). Zo weet je of de informatie actueel is.
• Alle medische gegevens worden versleuteld opgeslagen — zelfs bij directe toegang tot de database zijn ze onleesbaar. Ordolio neemt de bescherming van gevoelige informatie uiterst serieus.
• Vanuit de deelnemerslijst van een evenement met type "activiteit" of "kamp" kun je via Acties > Download medische fiches direct een Excel-export maken met alle medische gegevens van de deelnemers van dat specifieke evenement.
• Als je een vraag of sectie verwijdert waarop al antwoorden zijn gegeven, worden die antwoorden ook verwijderd. Wees hier voorzichtig mee.

Veelgestelde vragen

Moet ik de vragen zelf aanmaken?
Ordolio bevat een standaard medisch formulier. Je kunt dit direct gebruiken of aanpassen via de template-editor. Noodcontacten worden automatisch opgevraagd — die hoef je niet als vraag toe te voegen.

Wat ziet een lid als de fiche verplicht is?
Het lid ziet op de publieke evenementpagina een banner met de status van zijn medische fiche. Zonder ingevulde fiche kan het lid zich niet inschrijven. Na het invullen verschijnt een groen vinkje.

Kan ik de medische fiches exporteren naar Excel?
Vanuit de deelnemerslijst van een evenement (type activiteit of kamp) kun je via het menu Acties een Excel-export downloaden met de medische gegevens van alle deelnemers. Vanuit het overzicht onder Administratie kun je fiches downloaden als PDF.

Waarom moet ik mijn wachtwoord invoeren bij het downloaden?
Medische gegevens zijn gevoelige informatie. De wachtwoordbevestiging is een extra beveiligingslaag. Je bent als downloader verantwoordelijk voor het veilig bewaren en delen van deze data.

Kunnen superusers medische fiches inzien?
Nee. Superusers hebben om veiligheidsredenen geen toegang tot medische fiches. Alleen gebruikers met de permissie Medische fiches beheren binnen de organisatie kunnen deze gegevens raadplegen.

Volgende stappen

• Je kunt ook handmatig deelnemers toevoegen aan je evenement nadat de medische fiches zijn ingesteld.

Gerelateerde artikelen

• Deelnemerslijst bekijken en beheren — bekijk en beheer alle inschrijvingen van je evenement
• Handmatig deelnemers toevoegen — voeg handmatig deelnemers toe aan een evenement

Bijgewerkt op: 15/04/2026