Deelnemers toevoegen aan een activiteit met aanwezigheidsregistratie

Voeg bestaande leden of externe deelnemers handmatig toe aan een activiteit met aanwezigheidsregistratie — ideaal wanneer iemand zich ter plaatse aanmeldt of telefonisch bevestigt.

Wanneer gebruik je dit?

Je organiseert een EHBO-cursus voor vrijwilligers en op de dag zelf melden zich nog drie extra mensen aan de balie. Of een collega-beheerder belt je dat er een gastspreker meedoet die geen lid is van je organisatie. Via de knop Aanwezigheden toevoegen op de deelnemerspagina voeg je hen in een paar klikken toe. Ordolio markeert ze direct als aanwezig — je hoeft niets meer bij te houden.

Wat je nodig hebt

• Beheerdersrechten voor evenementen (webmaster of beheerder)
• Een activiteit of evenement met aanwezigheidsregistratie ingeschakeld

Stappen

Stap 1: Open de deelnemerspagina

Ga naar je activiteit en klik in de navigatiebalk op het tabblad Deelnemers. Je ziet de lijst met alle huidige deelnemers en hun aanwezigheidsstatus. Klik rechtsboven op de knop Aanwezigheden toevoegen. Er opent een venster.

Stap 2: Voeg bestaande leden toe

In het venster staat de optie Voeg bestaande leden toe standaard geselecteerd. Klik op het zoekveld Selecteer leden en typ de naam van het lid dat je wilt toevoegen. Ordolio doorzoekt je ledenbestand en toont de resultaten. Je kunt meerdere leden tegelijk selecteren.

Klik op Toevoegen om de geselecteerde leden als aanwezig te registreren.

Tip: Ordolio herkent automatisch of een lid al als aanwezig geregistreerd staat. Dubbelingen worden overgeslagen — je kunt dus zonder zorgen leden opnieuw selecteren.

Stap 3: Voeg een externe deelnemer toe

Wil je iemand toevoegen die geen lid is? Kies in het venster de optie Voeg manueel een nieuwe deelnemer toe. Er verschijnen drie velden:

• Voornaam (verplicht)
• Achternaam (verplicht)
• E-mailadres (optioneel)

Vul de gegevens in en klik op Toevoegen.

Stap 4: Controleer het resultaat

Na het toevoegen keert Ordolio terug naar de deelnemerslijst. De nieuwe deelnemer staat in de tabel met aanwezigheidsstatus Ja. Bij leden verschijnt de naam als link naar hun ledenprofiel; bij externe deelnemers staat de naam zonder link.

Resultaat

De deelnemers zijn geregistreerd als aanwezig voor je activiteit. Ordolio houdt automatisch het totale aantal aanwezigen bij in de evenementheader en markeert elke toegevoegde persoon direct als aanwezig. Je hebt een volledig overzicht zonder handmatige lijsten of losse spreadsheets.

Tips

• Meerdere leden tegelijk toevoegen — via het zoekveld kun je in één keer meerdere leden selecteren en met één klik als aanwezig registreren. Handig als je na afloop een groep wilt toevoegen.
• Alleen actieve leden zichtbaar — als je activiteit een actieve inschrijving vereist, toont Ordolio alleen leden die aan die voorwaarde voldoen. Zie je een lid niet? Controleer of dat lid een actieve inschrijving heeft.
• Externe deelnemers worden apart gemarkeerd — handmatig toegevoegde externe deelnemers zijn niet gekoppeld aan een ledenprofiel. In de deelnemerslijst herken je ze doordat hun naam geen link bevat.

Veelgestelde vragen

Is deze functie beschikbaar bij elk evenement?
Nee. De knop Aanwezigheden toevoegen verschijnt alleen bij activiteiten en evenementen waarvoor aanwezigheidsregistratie is ingeschakeld. Bij evenementen met ticketverkoop gebruik je een ander proces om deelnemers handmatig toe te voegen.

Kan ik een deelnemer weer verwijderen na het toevoegen?
Ja. In de deelnemerslijst klik je op het actiemenu (⋯) aan het einde van de rij van de betreffende deelnemer en kies je Verwijderen.

Krijgt de deelnemer een e-mail?
Bij externe deelnemers wordt geen automatische bevestigingsmail verstuurd. De aanwezigheid wordt enkel geregistreerd in Ordolio.

Wat als ik per ongeluk iemand dubbel toevoeg?
Ordolio herkent automatisch leden die al als aanwezig geregistreerd staan en slaat dubbelingen over. Je krijgt geen foutmelding — het lid blijft gewoon één keer in de lijst staan.

Volgende stappen

• Deelnemerslijst bekijken en beheren — bekijk, filter en beheer alle deelnemers van je activiteit.
• Aanwezigheid per sessie bijhouden bij reeksen — registreer aanwezigheid per afzonderlijke sessie als je werkt met een reeks.

Gerelateerde artikelen

• Deelnemerslijst bekijken en beheren — bekijk en filter de volledige deelnemerslijst
• Eenvoudige aanwezigheid bijhouden — schakel aanwezigheidsregistratie in voor je activiteit
• Aanwezigheid per sessie bijhouden bij reeksen — registreer aanwezigheid per afzonderlijke sessie
• Deelnemers exporteren — exporteer de deelnemerslijst naar Excel

Bijgewerkt op: 18/04/2026