Aanwezigheid per sessie bijhouden bij reeksen

Houd per sessie bij wie er aanwezig is bij een reeks -- zoals wekelijkse trainingen of maandelijkse vergaderingen. Ordolio toont een handig aanwezigheidsoverzicht zodat je in een oogopslag ziet wie er wanneer was.

Wanneer gebruik je dit?

Je badmintonclub organiseert elke dinsdagavond een training in Sporthal De Brug. De reeks loopt twee maanden en je wil per training bijhouden wie er is en wie niet. Met aanwezigheid per sessie registreer je de opkomst per activiteit in de reeks en bekijk je het totaaloverzicht in een matrix.

Wat je nodig hebt

• Beheerdersrechten voor evenementen
• Een reeksactiviteit (met herhalende sessies)
• De activiteit moet zichtbaar zijn voor leden van de organisatie (niet openbaar)

Stappen

Stap 1: Open de instellingen van je reeks

Ga naar je reeks en klik op het tabblad Details. Scroll naar de instelling Type inschrijvingen en klik op Bewerk.

Let op: De instelling "Type inschrijvingen" is alleen zichtbaar als je activiteit ingesteld staat voor leden van de organisatie (bij "Voor wie?"). Bij een openbare activiteit zie je deze optie niet.

Stap 2: Activeer aanwezigheid per sessie

In het venster Type inschrijvingen zie je twee opties:

Kies Aanwezigheden bijhouden. Omdat je activiteit een reeks is, verschijnt de extra optie Aanwezigheid per activiteit apart bijhouden. Vink deze aan en klik op Opslaan.

Tip: Ordolio vinkt "Aanwezigheid per activiteit apart bijhouden" automatisch aan zodra je de aanwezigheidsmodus kiest bij een reeks. Je kunt dit uitzetten als je de aanwezigheid liever op reeksniveau bijhoudt in plaats van per sessie.

Let op: Je kunt het inschrijvingstype alleen wijzigen als de activiteit nog in conceptmodus is en er geen deelnemers zijn.

Stap 3: Bekijk de sessies van je reeks

Klik op het tabblad Reeks activiteiten in de navigatiebalk. Je ziet een tabel met alle sessies in de reeks, inclusief de datum en het aantal deelnemers per sessie.

Klik op een sessie om de deelnemerspagina van die specifieke sessie te openen.

Stap 4: Bekijk het aanwezigheidsoverzicht

Klik op het tabblad Aanwezigheidsoverzicht in de navigatiebalk van je reeks. Dit tabblad verschijnt alleen als aanwezigheid per sessie is ingeschakeld.

Ordolio toont een matrix met:

• Rijen: alle leden die als deelnemer zijn geregistreerd
• Kolommen: de datums van elke sessie in de reeks
• Statusiconen: een groen vinkje (aanwezig), een rood kruisje (niet aanwezig) of een vraagteken (nog onbekend)

Klik op een datum in de kolomkop om direct naar de deelnemerspagina van die sessie te gaan.

Stap 5: Voeg aanwezigheid toe per sessie

Open een individuele sessie via het tabblad Reeks activiteiten of via een datumkop in de matrix. Klik op het tabblad Deelnemers en vervolgens op Toevoegen.

In het venster dat opent:

1. Kies Voeg een bestaand lid toe en selecteer het lid
2. Kies bij Inschrijving de juiste status: Deelname - 0.00 euro (aanwezig) of Niet aanwezig - 0.00 euro
3. Klik op Ga verder

Herhaal dit voor elk lid dat je wil registreren. De matrix wordt automatisch bijgewerkt.

Resultaat

Je reeks heeft nu een compleet aanwezigheidsoverzicht. Per sessie zie je precies wie er was en wie niet. De matrix geeft je een totaaloverzicht over de hele reeks -- ideaal om patronen te herkennen of de opkomst te evalueren.

Tips

• Leden kunnen zelf hun aanwezigheid doorgeven. Op de publieke pagina van elke sessie zien leden een optie om zich als aanwezig of niet-aanwezig te markeren. Ouders kunnen dit ook doen voor hun kinderen.
• De matrix werkt alleen bij reeksen. Het tabblad "Aanwezigheidsoverzicht" verschijnt alleen bij reeksactiviteiten waarvoor aanwezigheid per sessie is ingeschakeld.
• Klik op een datum om details te zien. Elke datumkop in de matrix is een link naar de deelnemerspagina van die sessie.
• Exporteer je gegevens via de knop Acties op de deelnemerspagina van een sessie.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil met eenvoudige aanwezigheid?
Bij eenvoudige aanwezigheid houd je de aanwezigheid bij op het niveau van de hele activiteit. Bij aanwezigheid per sessie registreer je het apart voor elke sessie in een reeks, met een overzichtelijke matrix.

Kan ik achteraf nog wisselen tussen aanwezigheid per sessie en gewone aanwezigheid?
Alleen als de activiteit in conceptmodus is en er geen deelnemers zijn geregistreerd.

Waarom zie ik het tabblad "Aanwezigheidsoverzicht" niet?
Dit tabblad verschijnt alleen als aan drie voorwaarden is voldaan: de activiteit is een reeks, de modus staat op "Aanwezigheden bijhouden", en "Aanwezigheid per activiteit apart bijhouden" is aangevinkt.

Kan ik externe deelnemers (niet-leden) toevoegen?
Ja. In het toevoegvenster kies je "Voeg manueel een nieuwe deelnemer toe" en vul je de naam en optioneel een e-mailadres in.

Volgende stappen

• Deelnemers exporteren om een overzicht te downloaden
• Scancode aanmaken voor ticketcontrole door vrijwilligers voor fysieke aanwezigheidscontrole

Gerelateerde artikelen

• Eenvoudige aanwezigheid bijhouden
• Een activiteit opzetten voor leden
• Deelnemerslijst bekijken en beheren

Bijgewerkt op: 17/04/2026