Scancode aanmaken voor ticketcontrole door vrijwilligers

Maak een scancode aan voor je evenement en deel die met vrijwilligers. Zij scannen tickets via de Ordolio-app — zonder account of beheerdersrechten.

Wanneer gebruik je dit?

Je organiseert een nieuwjaarsreceptie voor buurtbewoners en verwacht 200 bezoekers. Aan de ingang staan drie vrijwilligers klaar om tickets te controleren, maar zij hebben geen Ordolio-account. Met een scancode geef je hen direct toegang tot de ticketlijst van het evenement in de Ordolio-app. Eenmaal de code ingevoerd, scannen ze de QR-codes op tickets en registreert Ordolio automatisch wie er binnen is.

Wat je nodig hebt

• Beheerdersrechten voor evenementen
• Een gepubliceerd evenement met tickets en minstens een ingeschreven deelnemer
• De Ordolio mobiele app (iOS of Android) op het toestel van de vrijwilliger

Stappen

Stap 1: Open de deelnemerspagina van je evenement

Ga naar je evenement in het beheerpaneel en klik op het tabblad Deelnemers. Je ziet een overzicht van alle ingeschreven deelnemers met hun tickettype, betaalstatus en scanstatus. In de infokaart bovenaan tonen de tellers Verkocht en Gescand hoeveel tickets er verkocht en al gescand zijn.

Stap 2: Download de Ordolio-app

Onderaan de deelnemerspagina zie je de banner Download onze app en start met scannen. De vrijwilligers downloaden de Ordolio-app via de Google Play Store of de Apple App Store. De app is gratis.

Tip: Deel de downloadlink alvast met je vrijwilligers voor het evenement, zodat de app al klaarstaat op de dag zelf.

Stap 3: Maak een scancode aan in de app

Als beheerder open je de Ordolio-app en navigeer je naar het evenement. In de evenementinstellingen genereer je een scancode. Ordolio maakt een unieke code aan in het formaat XXXX-XXXX — bijvoorbeeld HKWN-3RTP. Deze code is gekoppeld aan precies dit evenement.

Deel de scancode met je vrijwilligers via WhatsApp, SMS of mondeling. Ze hoeven geen account aan te maken — alleen de code is voldoende.

Tip: Ordolio gebruikt een speciaal tekenset zonder verwarrende tekens (geen O/0, I/1 of L). Zo vermijd je fouten bij het doorgeven van de code.

Stap 4: Vrijwilliger scant tickets bij de ingang

De vrijwilliger opent de Ordolio-app en voert de scancode in. De app toont meteen de ticketlijst van het evenement. Door de QR-code op het ticket van een deelnemer te scannen, registreert de app de aanwezigheid.

Bij een geslaagde scan verschijnt een bevestiging met een groen vinkje, de tekst Ticket gescanned, de naam van de deelnemer en het tickettype.

Als het ticket al eerder gescand is, niet betaald is of terugbetaald is, verschijnt een foutmelding met een rood waarschuwingsicoon en de reden. Bijvoorbeeld: "Al gescand geweest op 17/04/2026 08:12."

Stap 5: Controleer de scanstatus in de deelnemerslijst

Ga terug naar het tabblad Deelnemers in het beheerpaneel. De kolom Gescanned? toont per deelnemer of het ticket gescand is: Ja (groen) of Neen (rood). Gebruik de filterknop Gescanned boven de tabel om snel te zien wie er al binnen is en wie nog niet.

Resultaat

Je evenement heeft nu ticketcontrole via scancodes. Vrijwilligers scannen tickets bij de ingang zonder dat zij een account nodig hebben. Ordolio registreert elke scan en werkt de teller en deelnemerslijst in realtime bij. Je hebt altijd een actueel overzicht van wie er aanwezig is — direct vanuit het beheerpaneel.

Tips

• Elk evenement heeft maximaal een scancode. De code is gekoppeld aan precies dat evenement. Als je een nieuwe code wilt, trek je de huidige in en maak je een nieuwe aan.
• De scancode verloopt automatisch. Zodra het evenement voorbij is (op basis van de einddatum), werkt de code niet meer. Je hoeft hem niet handmatig uit te schakelen.
• Elk ticket kan maar een keer gescand worden. Probeert iemand een ticket opnieuw te scannen, dan verschijnt een foutmelding met de datum en het tijdstip van de eerdere scan.
• De deelnemer moet betaald hebben. Tickets die niet betaald of terugbetaald zijn, kunnen niet gescand worden. Ordolio toont een duidelijke melding als het scannen om die reden niet lukt.
• Meerdere vrijwilligers kunnen tegelijk scannen. Iedereen met de scancode kan tegelijkertijd tickets scannen. Handig bij evenementen met meerdere ingangen.
• Je kunt de scancode op elk moment intrekken. Als de code niet meer nodig is of je vermoedt dat hij gedeeld is met onbevoegden, deactiveer je de code via de app-instellingen.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil met scannen als beheerder?
Bij scannen als beheerder heb je een ingelogd account met beheerdersrechten nodig en scan je via de camerabrowser. Bij scannen via een scancode is geen account nodig — vrijwilligers voeren alleen de code in de Ordolio-app in. Ordolio legt bij beheerder-scans vast wie het ticket heeft gescand; bij scancode-scans is de scanner anoniem.

Kan de vrijwilliger een scan ongedaan maken?
Ja. Via de ticketlijst in de app kan de vrijwilliger een eerder gescand ticket weer als "niet gescand" markeren. Handig als een ticket per ongeluk gescand werd.

Heeft de vrijwilliger internet nodig?
Ja. De app communiceert met Ordolio om tickets op te halen en scans te registreren. Zorg voor een stabiele internetverbinding bij de ingang.

Hoeveel scancodes kan ik per evenement aanmaken?
Eén. Elk evenement heeft maximaal een actieve scancode. Je deelt dezelfde code met al je vrijwilligers.

Volgende stappen

• Bekijk de deelnemerslijst om het volledige overzicht van inschrijvingen, betalingen en scanstatus te raadplegen.
• Je kunt ook als beheerder zelf tickets scannen via de QR-code-link in de browser.

Gerelateerde artikelen

• Tickets scannen als beheerder via QR-codes
• Eenvoudige aanwezigheid bijhouden
• Deelnemerslijst bekijken en beheren

Bijgewerkt op: 17/04/2026