Fiscale attesten aanmaken

Leer hoe je fiscale attesten genereert voor kinderopvang (artikel 113bis WIB), de voorwaarden controleert, individuele attesten downloadt, en een Belcotax XML-bestand aanmaakt voor je jaarlijkse aangifte.

Inhoudsopgave

• Wanneer gebruik je dit?
• Wat je nodig hebt
• Stappen
• Resultaat
• Tips
• Veelgestelde vragen
• Volgende stappen
• Gerelateerde artikelen

Wanneer gebruik je dit?

Je organiseert een zomerkamp voor kinderen van 8 tot 14 jaar en ouders verwachten na afloop een fiscaal attest waarmee ze belastingvoordeel kunnen aanvragen. Ordolio genereert automatisch een officieel attest per deelnemer dat voldoet aan de Belgische wetgeving (artikel 113bis WIB) — met de juiste gegevens van je organisatie, de certificeringsinstantie, en het kind. Met de Belcotax XML-export doe je in een paar klikken je verplichte aangifte bij de FOD Financiën.

Wat je nodig hebt

• Beheerdersrechten voor evenementen
• Een evenement met betaalde inschrijvingen van kinderen jonger dan 14 jaar
• Ingevulde certificeringsinstantie via Instellingen > Documenten (type, naam, adres, en erkenningsnummer)
• Een ingestelde handtekening via Instellingen > Documenten
• Attesten ingeschakeld op het evenement (via Details > Fiscale- en deelnameattesten > Ja)

Stappen

Stap 1: Controleer de organisatie-instellingen

Ga naar Instellingen > Documenten en controleer of de certificeringsinstantie volledig is ingesteld. Ordolio heeft de volgende gegevens nodig:

Zonder deze gegevens toont Ordolio een rode waarschuwing op de attestenpagina: "De handtekening en certificeringsinstantie zijn niet ingevuld of niet volledig."

Stap 2: Schakel attesten in op het evenement

Ga naar het evenement en klik op Details in de navigatiebalk. Bij de sectie Fiscale- en deelnameattesten klik je op Bewerk. Kies Ja bij "Genereer fiscale- en deelnameattesten" en klik op Opslaan.

Tip: Zodra attesten actief zijn, worden het rijksregisternummer (SSN) en de geboortedatum verplicht bij inschrijving. Ordolio verzamelt deze gegevens automatisch bij nieuwe inschrijvingen.

Stap 3: Open het attestenoverzicht

Let op: Het Attesten-icoon verschijnt pas in de navigatiebalk nadat je de organisatie-instellingen hebt ingevuld (Stap 1) én attesten hebt ingeschakeld op het evenement (Stap 2). Zie je het icoon niet? Controleer dan of beide stappen volledig zijn afgerond.

Klik op het Attesten-icoon in de navigatiebalk van het evenement. Je ziet twee samenvattingen:

• Fiscale attesten — het aantal beschikbare en niet-beschikbare fiscale attesten
• Deelnameattesten — het aantal beschikbare en niet-beschikbare deelnameattesten

Als er fiscale attesten niet beschikbaar zijn, toont Ordolio een oranje waarschuwing met de specifieke redenen per blokkeerreden en het aantal getroffen deelnemers — bijvoorbeeld "Niet betaald (3x)" of "Geboortedatum ontbreekt (2x)".

Stap 4: Download een individueel fiscaal attest

In de deelnemerstabel zie je per deelnemer iconen in de kolom Acties:

Het envelop-icoon verschijnt alleen bij deelnemers waarvoor minstens één attest beschikbaar is. Bij geblokkeerde deelnemers zie je dit icoon niet.

Klik op het factuur-icoon naast de naam van een deelnemer om het fiscaal attest als PDF te downloaden. Een blauw icoon betekent dat het attest beschikbaar is. Een rood icoon betekent dat het attest geblokkeerd is — beweeg je muis erover om de reden te zien.

Stap 5: Genereer het Belcotax XML-bestand

Ga naar Evenementen & Activiteiten en scroll naar beneden. Klik op Genereer bij de Belcotax-banner, of ga rechtstreeks naar de Belcotax-pagina. Klik op Genereer XML — er opent een venster waarin je het jaar en je e-mailadres invult. Klik vervolgens op Genereer XML om het bestand aan te maken.

Ordolio verzamelt automatisch alle fiscale attesten van dat jaar — zowel van evenementen als van donaties — en stuurt het XML-bestand naar het opgegeven e-mailadres.

Let op: Ordolio genereert het XML-bestand, maar je moet het zelf uploaden op de website van Belcotax. Ordolio kan de aangifte niet voor je indienen.

Resultaat

Je hebt fiscale attesten gecontroleerd, individueel gedownload, en een Belcotax XML-bestand gegenereerd voor je aangifte bij de FOD Financiën. Ouders kunnen hun attest ook zelf downloaden via hun dashboard na afloop van het evenement. Ordolio houdt automatisch bij wie in aanmerking komt op basis van leeftijd, betaalstatus, en beschikbare gegevens — je hoeft dit niet zelf na te trekken.

Tips

• Leeftijdsgrens van 14 jaar: fiscale attesten zijn uitsluitend beschikbaar voor kinderen die jonger dan 14 jaar waren op minstens één dag van het evenement. Als een kind 14 wordt tijdens een meerdaags kamp, rekent Ordolio automatisch alleen de dagen vóór de verjaardag mee.
• Gratis inschrijvingen: voor gratis tickets wordt geen fiscaal attest gegenereerd. Je kunt dit omzeilen met een vast attestbedrag op het inschrijvingstype, zodat er toch een bedrag op het attest verschijnt.
• Reeksen: bij een reeks genereert Ordolio het attest op het niveau van de reeks, niet per individuele sessie. Het attest bevat de totale periode en het totaal aantal dagen van alle sessies.
• Ontbrekende gegevens: als het rijksregisternummer of de geboortedatum ontbreekt, kan de deelnemer deze zelf aanvullen via de downloadpagina van het attest.
• Beheerder vs. deelnemer: als beheerder kun je attesten downloaden zodra de inschrijving betaald is. Deelnemers zelf kunnen pas downloaden na afloop van het evenement.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een fiscaal attest en een deelnameattest?
Een fiscaal attest is een officieel document voor kinderopvang (kinderen jonger dan 14 jaar) waarmee ouders belastingvoordeel kunnen aanvragen (artikel 113bis WIB). Een deelnameattest bevestigt de deelname aan een activiteit en geldt voor alle leeftijden.

Waarom is het fiscaal attest rood bij een deelnemer?
Beweeg je muis over het rode icoon om de specifieke blokkeerreden te zien. Veelvoorkomende redenen: "Niet betaald", "Geboortedatum ontbreekt", "Rijksregisternummer ontbreekt", "Rijksregisternummer ouder/koper ontbreekt", of "Deelnemer was niet jonger dan 14".

Welke gegevens komen in het Belcotax XML-bestand?
Het bestand bevat alle inschrijvingen via de module Evenementen waarvoor een fiscaal attest van toepassing is, plus eventuele fiscale attesten voor donaties. De instelling "Genereer attesten" moet ingeschakeld zijn op het evenement.

Moet ik een BTW-nummer hebben voor Belcotax?
Ja. Om het XML-bestand te genereren heeft Ordolio het BTW-nummer van je organisatie nodig, naast de gegevens van de certificeringsinstantie. Zonder BTW-nummer toont Ordolio welke velden nog ontbreken.

Volgende stappen

• Je kunt attesten ook individueel versturen per deelnemer via het envelop-icoon in de tabel, of via Verstuur alle attesten voor alle deelnemers tegelijk.
• Hierna kun je het XML-bestand uploaden op de website van Belcotax om je aangifte in te dienen.

Gerelateerde artikelen

• Deelnamecertificaten genereren — activeer en download deelnameattesten voor je evenement
• Deelnemerslijst bekijken en beheren — bekijk en beheer alle deelnemers van je evenement
• Een kamp opzetten van A tot Z — richt een meerdaags kamp in met inschrijvingen en betaling

Bijgewerkt op: 17/04/2026