Evenementen delen met andere organisaties

Leer hoe je een evenement deelt met andere organisaties binnen je federatie, zodat hun leden ook kunnen deelnemen.

Wanneer gebruik je dit?

Je jeugdbeweging organiseert een regionaal jeugdkamp en wil dat leden van andere groepen binnen de federatie zich ook kunnen inschrijven. In plaats van elke groep apart te informeren en inschrijvingen handmatig te coördineren, nodig je de andere organisaties rechtstreeks uit via Ordolio. Zodra een organisatie de uitnodiging accepteert, krijgen hun leden automatisch toegang tot het evenement en kunnen ze zich inschrijven.

Wat je nodig hebt

• Beheerdersrechten voor evenementen
• Een organisatie die deel uitmaakt van een federatie
• De samenwerkingsfunctie moet ingeschakeld zijn door de federatiebeheerder

Stappen

Stap 1: Open het tabblad Samenwerkingen

Ga naar het evenement dat je wilt delen en klik op het tabblad Samenwerkingen (handshake-icoon) in de navigatiebalk bovenaan. Je ziet het overzicht met alle huidige samenwerkingen, openstaande uitnodigingen en geweigerde verzoeken.

Klik op Uitnodigen om een nieuwe organisatie uit te nodigen.

Tip: Het tabblad Samenwerkingen is alleen zichtbaar als je federatie de samenwerkingsfunctie heeft ingeschakeld. Zie je het tabblad niet? Neem contact op met je federatiebeheerder.

Stap 2: Zoek en selecteer een organisatie

In het venster dat opent, zie je een informatiemelding: de uitgenodigde organisatie kan het evenement niet beheren, maar hun leden krijgen wel toegang. De organisatie moet het verzoek eerst goedkeuren.

Typ de naam van de organisatie in het zoekveld. Ordolio doorzoekt alle organisaties binnen je federatie en toont de resultaten. Klik op de gewenste organisatie om deze te selecteren.

Stap 3: Verstuur de uitnodiging

Klik op Uitnodigen om de uitnodiging te versturen. Ordolio verstuurt automatisch een e-mail naar de webmasters van de uitgenodigde organisatie. In het bevestigingsvenster zie je de melding dat de uitnodiging in afwachting is van goedkeuring.

Resultaat

De uitnodiging verschijnt op het tabblad Samenwerkingen met een oranje Uitnodiging-status. Zodra de webmaster van de uitgenodigde organisatie de uitnodiging accepteert, verandert de status naar groen (Samenwerking) en krijgen hun leden automatisch toegang tot het evenement. Ordolio regelt de volledige communicatie — je hoeft zelf geen leden toe te voegen of lijsten bij te houden.

Tips

• Statusoverzicht in één oogopslag — op het tabblad Samenwerkingen zie je direct welke organisaties samenwerken (groen), welke uitnodigingen openstaan (oranje) en welke zijn geweigerd (rood).
• Uitnodiging intrekken — zolang een uitnodiging nog niet is geaccepteerd, kun je deze intrekken via het verwijdericoon naast de organisatienaam.
• Opnieuw uitnodigen — heeft een organisatie de uitnodiging geweigerd? Klik op Opnieuw uitnodigen om een nieuw verzoek te sturen. Ordolio verstuurt opnieuw een e-mail naar hun webmasters.
• Samenwerking beëindigen — je kunt een actieve samenwerking op elk moment beëindigen via het verwijdericoon naast de organisatienaam. Let op: leden van die organisatie die al ingeschreven zijn, blijven ingeschreven. Nieuwe leden van die organisatie kunnen zich niet langer inschrijven.

Let op: Wanneer je een samenwerking beëindigt, worden bestaande inschrijvingen niet verwijderd. Alleen nieuwe inschrijvingen vanuit die organisatie worden geblokkeerd.

• Bulk uitnodigen — als je federatie werkt met clusters, kun je meerdere organisaties tegelijk uitnodigen. Je kunt dan filteren op cluster en met één klik alle organisaties binnen dat cluster selecteren.

Veelgestelde vragen

Wie ontvangt de uitnodiging?
De webmasters van de uitgenodigde organisatie ontvangen een e-mail met het verzoek om de samenwerking te bevestigen of te weigeren.

Kan de uitgenodigde organisatie mijn evenement bewerken?
Nee. De uitgenodigde organisatie kan het evenement niet beheren. Hun leden krijgen enkel toegang om deel te nemen en zich in te schrijven.

Waarom zie ik het tabblad Samenwerkingen niet?
Het tabblad verschijnt alleen als je organisatie onderdeel is van een federatie en de federatiebeheerder de samenwerkingsfunctie heeft ingeschakeld.

Kan ik een organisatie uitnodigen die al geweigerd heeft?
Ja. Bij een geweigerde uitnodiging verschijnt de knop Opnieuw uitnodigen. Ordolio verstuurt dan een nieuwe e-mail.

Kan ik meerdere organisaties tegelijk uitnodigen?
Ja, als je federatie werkt met clusters. Je ziet dan een uitgebreidere uitnodigingsmodal met checkboxen, zoekfunctie en de mogelijkheid om op cluster te filteren.

Volgende stappen

• Hierna kun je tickets instellen zodat leden van de uitgenodigde organisaties zich kunnen inschrijven.
• Je kunt de deelnemerslijst raadplegen om te zien welke leden zich hebben ingeschreven.

Gerelateerde artikelen

• Een terugkerende reeks opzetten — handig als je een reeks deelt met meerdere organisaties
• Tickets instellen en prijzen bepalen — stel inschrijvingen in voor gedeelde evenementen
• Deelnemerslijst bekijken en beheren — bekijk wie zich heeft ingeschreven

Bijgewerkt op: 18/04/2026