Certificaten versturen naar deelnemers

Leer hoe je deelname- en fiscale attesten per e-mail verstuurt — individueel of in bulk — zodat elke deelnemer het juiste attest ontvangt.

Wanneer gebruik je dit?

Je organiseert een EHBO-cursus voor vrijwilligers en wil na afloop iedereen een officieel deelnameattest bezorgen. In plaats van elk attest afzonderlijk te downloaden en door te sturen, verstuur je ze met Ordolio in een paar klikken per e-mail — individueel of allemaal tegelijk. Ordolio stuurt elke deelnemer een persoonlijke e-mail met een downloadlink voor het juiste attest.

Wat je nodig hebt

• Beheerdersrechten voor evenementen
• Een evenement met attesten ingeschakeld (via Instellingen > Fiscale- en deelnameattesten)
• Minstens één deelnemer met een geldig attest (betaald en met de vereiste gegevens ingevuld)
• Een ingestelde handtekening via Instellingen > Documenten

Stappen

Stap 1: Ga naar het attestenoverzicht

Open je evenement en klik op Attesten in de navigatiebalk bovenaan. Je ziet twee samenvattingsblokken:

• Fiscale attesten — het aantal beschikbare en niet-beschikbare fiscale attesten
• Deelnameattesten — het aantal beschikbare en niet-beschikbare deelnameattesten

Daaronder staat de deelnemerstabel met per rij de naam, het inschrijvingstype, het e-mailadres en drie actie-iconen.

Tip: Als er attesten niet beschikbaar zijn, toont Ordolio een oranje waarschuwing met de specifieke redenen — bijvoorbeeld "Rijksregisternummer ouder/koper ontbreekt" of "Deelnemer was niet jonger dan 14".

Stap 2: Alle attesten tegelijk versturen

Klik op Verstuur alle attesten rechtsboven op de attestenpagina. Ordolio opent een bevestigingsvenster en toont hoeveel deelnemers een geldig attest hebben en een e-mail zullen ontvangen. Klik op Versturen om de attesten per e-mail te verzenden.

Ordolio verwerkt de verzending en toont een bevestigingsmelding met het aantal verstuurde attesten. Deelnemers die al eerder een attest ontvingen of geen e-mailadres hebben, worden automatisch overgeslagen.

Stap 3: Eén attest individueel versturen

Wil je een attest naar één specifieke deelnemer sturen? Klik op het envelop-icoon in de kolom Acties naast de naam van de deelnemer. Ordolio toont een bevestigingsvenster met de naam, het inschrijvingsnummer en het e-mailadres van de ontvanger. Klik op Versturen om het attest te verzenden.

Tip: Het envelop-icoon verschijnt alleen als de deelnemer minstens één geldig attest heeft. Is het icoon niet zichtbaar? Controleer dan of de inschrijving betaald is en of de vereiste gegevens (rijksregisternummer, geboortedatum) zijn ingevuld.

Resultaat

Elke deelnemer met een geldig attest ontvangt een e-mail met een persoonlijke downloadlink. De e-mail bevat een overzicht van de beschikbare attesten (deelnameattest, fiscaal attest, of beide) met per attest een downloadknop. Ordolio houdt bij welke deelnemers hun attesten al ontvangen hebben — bij een nieuwe bulkverzending worden zij automatisch overgeslagen.

Tips

• Leden downloaden zelf: leden van je organisatie kunnen hun attesten ook zelf downloaden via hun persoonlijk dashboard, na afloop van het evenement. De e-mailverzending is vooral nuttig voor niet-leden of als je iedereen proactief wil informeren.
• Niet-leden ontvangen automatisch: voor inschrijvingen die niet aan een lid gekoppeld zijn, verstuurt Ordolio de attesten automatisch per e-mail na afloop van de activiteit.
• Opnieuw versturen is mogelijk: als je nogmaals op Verstuur alle attesten klikt, ontvangen deelnemers het attest opnieuw. Ordolio toont hoeveel deelnemers al eerder een attest ontvingen, zodat je een bewuste keuze maakt.
• Drie actie-iconen per deelnemer: het eerste icoon downloadt het deelnameattest (PDF), het tweede het fiscaal attest (PDF), en het derde (envelop) verstuurt alle beschikbare attesten per e-mail. Een rood of uitgeschakeld icoon betekent dat het betreffende attest niet beschikbaar is.

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik het Attesten-icoon niet in de navigatiebalk?
Het Attesten-icoon verschijnt alleen als attesten ingeschakeld zijn voor het evenement. Schakel ze in via het evenement > Instellingen > Fiscale- en deelnameattesten > Ja.

Wat als een deelnemer geen e-mailadres heeft?
Ordolio slaat deelnemers zonder e-mailadres over bij het bulkverzenden. In het bevestigingsvenster zie je hoeveel deelnemers geen e-mailadres hebben. Je kunt het attest voor hen handmatig downloaden via het PDF-icoon.

Kan ik attesten versturen vóór het evenement is afgelopen?
Ja, als beheerder kun je attesten altijd versturen zodra de deelnemer betaald heeft. Deelnemers zelf kunnen hun attesten pas downloaden via hun dashboard na afloop van het evenement.

Wat is het verschil tussen deelnameattesten en fiscale attesten?
Een deelnameattest bevestigt de deelname aan een activiteit. Een fiscaal attest is een officieel document voor kinderopvang (kinderen jonger dan 14 jaar) waarmee ouders belastingvoordeel kunnen aanvragen. Ordolio verstuurt beide typen in dezelfde e-mail wanneer ze allebei beschikbaar zijn.

Waarom is het fiscale attest niet beschikbaar voor een deelnemer?
Fiscale attesten zijn enkel beschikbaar als de deelnemer jonger was dan 14 jaar op de dag van het evenement, de inschrijving betaald is, het rijksregisternummer van de ouder/koper is ingevuld, en je organisatie een erkend attest-orgaan heeft ingesteld.

Volgende stappen

• Je kunt ook individuele attesten downloaden als PDF via het PDF-icoon in de tabel.
• Voor fiscale attesten en de Belcotax-export, lees Fiscale attesten aanmaken.

Gerelateerde artikelen

• Deelnamecertificaten genereren — attesten activeren, het overzicht raadplegen en PDF's downloaden
• Fiscale attesten aanmaken — fiscale attesten instellen en de Belcotax-export genereren
• Deelnemerslijst bekijken en beheren — alle deelnemers van je evenement raadplegen en beheren

Bijgewerkt op: 17/04/2026