Beurtenkaarten instellen en beheren

Maak beurtenkaarten aan voor terugkerende activiteiten, zodat leden vooraf een kaart kopen en bij elke inschrijving een beurt afboeken.

Inhoudsopgave

• Wanneer gebruik je dit?
• Wat je nodig hebt
• Stappen
• Resultaat
• Tips
• Veelgestelde vragen
• Volgende stappen
• Gerelateerde artikelen

Wanneer gebruik je dit?

Je sportclub organiseert wekelijkse fitnesslessen, zwemsessies of yogalessen. In plaats van elke keer apart te betalen, wil je dat leden vooraf een kaart met een aantal beurten kopen — bijvoorbeeld een "10-beurtenkaart Fitness" voor 75 euro. Bij elke inschrijving boekt Ordolio automatisch een beurt af en houdt het saldo bij. Zo betalen leden voordeliger en heb jij als beheerder volledig overzicht over alle verkochte kaarten, beurten en vervaldatums.

Wat je nodig hebt

• Beheerdersrechten (webmaster) voor je organisatie
• De beurtenkaarten-module moet geactiveerd zijn voor je organisatie
• Een actieve Stripe-koppeling (voor online betaling van beurtenkaarten)
• Minstens één evenement of activiteit waaraan je de beurtenkaart wilt koppelen

Stappen

Stap 1: Ga naar Beurtenkaarten

Ga naar Beurtenkaarten in het navigatiemenu. Je komt op het overzicht met twee tabbladen: Kaarttypes en Verkochte kaarten. Het tabblad Kaarttypes toont al je beschikbare beurtenkaarten in een tabel met kolommen voor naam, prijs, aantal beurten, verloop en status.

Stap 2: Maak een nieuw kaarttype aan

Klik op Nieuw kaarttype. Een formulier opent met de volgende velden:

• Naam — geef een herkenbare naam, bijvoorbeeld "10-beurtenkaart Fitness"
• Beschrijving — korte omschrijving van waarvoor de kaart bedoeld is
• Prijs — het aankoopbedrag (minimaal 0,01 euro)
• Aantal beurten — hoeveel beurten de kaart bevat (minimaal 1)
• Verloopmodus — kies tussen Relatief (geldig voor een aantal dagen na aankoop) of Absoluut (geldig tot een vaste datum)
• Positie — de volgorde waarin het kaarttype in de webshop verschijnt

Klik op Opslaan om het kaarttype aan te maken.

Tip: Bij de relatieve verloopmodus vul je het aantal dagen in (bijvoorbeeld 180). Bij de absolute modus kies je een vaste vervaldatum. Ordolio berekent per verkochte kaart automatisch de juiste vervaldatum.

Stap 3: Koppel een beurtenkaart aan een ticket

Om leden met een beurtenkaart te laten inschrijven, open je het evenement en ga je naar de ticketinstellingen. De Betaalmodus-schakelaar verschijnt alleen als de beurtenkaarten-module actief is voor je organisatie. Stel de betaalmodus van het ticket in op Beurtenkaart. De prijsvelden verdwijnen — Ordolio behandelt beurtenkaarttickets als gratis en verrekent de betaling via de beurtenkaart. Vul de volgende velden in:

• Geaccepteerde beurtenkaart types — vink aan welke kaarttypes geldig zijn voor dit ticket
• Beurten per ticket — bepaalt hoeveel beurten per inschrijving worden afgeschreven (standaard 1)

Let op: De betaalmodus van een ticket kan niet meer gewijzigd worden zodra er inschrijvingen zijn. Kies de betaalmodus dus voordat je het evenement publiceert.

Stap 4: Bekijk verkochte kaarten

Klik op het tabblad Verkochte kaarten om een overzicht te zien van alle verkochte beurtenkaarten. Filter op Kaarttype, Status of Koper om snel een specifieke kaart te vinden. De tabel toont de kaartcode, het kaarttype, de koper, het aantal resterende beurten, de vervaldatum en de status.

Stap 5: Beheer een individuele kaart

Klik op een kaart om de detailpagina te openen. Hier zie je twee secties: Kaartdetails met alle gegevens van de kaart (code, kaarttype, status, beurten, vervaldatum, koper) en de Gebruiksgeschiedenis die toont bij welke evenementen beurten zijn afgeschreven. Daaronder staat de Aanpassingsgeschiedenis — een volledig logboek van elke wijziging aan de kaart.

Stap 6: Corrigeer een kaart via Acties

Via de knop Acties op de detailpagina kun je correcties uitvoeren. De knop Acties verschijnt alleen voor kaarten met status Actief. Bij verlopen of opgebruikte kaarten zijn correcties niet beschikbaar via dit menu.

Bij elke actie vul je een Reden in. Ordolio registreert alle correcties met tijdstip, uitvoerder en reden in de aanpassingsgeschiedenis — zo heb je altijd een volledig audit trail.

Let op: Een kaart ongeldig maken kan niet ongedaan worden. De kaart wordt permanent geblokkeerd en kan niet meer gebruikt worden bij inschrijvingen.

Stap 7: Laat leden hun saldo controleren

Ordolio biedt een publieke saldocheckpagina waar leden hun beurtenkaartcode kunnen invoeren om het resterende saldo te bekijken. Je vindt de link naar deze pagina in de aankoopbevestiging die leden per e-mail ontvangen. Leden voeren hun code in (formaat XXXX-XXXX-XXXX) en zien direct hoeveel beurten er resteren en wanneer de kaart verloopt.

Resultaat

Je beurtenkaarten staan klaar in de webshop. Leden kopen een kaart, ontvangen automatisch een e-mail met hun unieke kaartcode, en schrijven zich in door de code in te voeren bij het evenement. Ordolio boekt automatisch beurten af, houdt het saldo bij, en registreert elke wijziging in een volledig audit trail. Jij hebt als beheerder volledig overzicht en controle via het dashboard met verkochte kaarten.

Tips

• Beurtenkaarten verschijnen automatisch in een eigen sectie onderaan je webshop — je hoeft ze niet apart toe te voegen.
• Ordolio registreert elke aanpassing aan een kaart (toevoegen, verwijderen, verlengen, vervangen) met tijdstip, reden en uitvoerder. Dit is handig voor je interne administratie.
• Bij het vervangen van een kaart maakt Ordolio een nieuwe kaart aan met een nieuwe code. Het resterende saldo van de oude kaart wordt overgenomen naar de nieuwe.
• Deactiveer een kaarttype als je het niet meer wilt aanbieden in de webshop. Bestaande verkochte kaarten blijven gewoon geldig.

Veelgestelde vragen

Kan een lid meerdere beurtenkaarten tegelijk kopen?
Ja, bij de aankoop kan een lid 1 tot 10 kaarten per bestelling kopen. Elke kaart krijgt een eigen unieke code.

Wat gebeurt er als een beurtenkaart verlopen is?
Een verlopen kaart kan niet meer gebruikt worden bij inschrijvingen. Als beheerder kun je de vervaldatum verlengen via Acties > Vervaldatum verlengen op de kaartdetailpagina.

Kan ik de prijs van een kaarttype wijzigen na verkoop?
Ja, je kunt het kaarttype bewerken. Bestaande verkochte kaarten behouden hun oorspronkelijke instellingen — de wijziging geldt alleen voor nieuwe aankopen.

Wat als een inschrijving geannuleerd wordt?
Ordolio retourneert de afgeschreven beurten automatisch naar de kaart van het lid.

Hoeveel beurten kan ik toevoegen of verwijderen?
Bij toevoegen is er geen maximum. Bij verwijderen kun je maximaal het aantal resterende beurten verwijderen.

Volgende stappen

• Tickets instellen en prijzen bepalen — koppel tickets aan beurtenkaarten via de betaalmodus "Beurtenkaart".
• Financieel overzicht en export — volg de opbrengsten van beurtenkaartverkopen.

Gerelateerde artikelen

• Tickets instellen en prijzen bepalen — configureer tickets en betaalmodi voor je evenement
• Online betalingen ontvangen — stel Stripe in zodat leden beurtenkaarten online kunnen betalen
• Deelnemerslijst bekijken en beheren — bekijk wie zich heeft ingeschreven met een beurtenkaart

Bijgewerkt op: 14/04/2026