Belcotax XML-bestand genereren

Genereer het vereiste XML-bestand voor je jaarlijkse Belcotax-aangifte van kinderopvangattesten — rechtstreeks vanuit Ordolio.

Wanneer gebruik je dit?

Je organiseert elk jaar zomerkampen voor kinderen. Na het kampseizoen ben je als organisatie wettelijk verplicht om voor elk deelnemend kind jonger dan 14 jaar een aangifte te doen bij Belcotax — het online platform van de Belgische overheid voor fiscale attesten. Die aangifte laat gezinnen toe om de kosten van kinderopvang fiscaal in te brengen.

Met Ordolio hoef je de gegevens niet handmatig te verzamelen: het platform bundelt automatisch alle in aanmerking komende inschrijvingen in een XML-bestand. Dat bestand ontvang je per e-mail en upload je zelf op de Belcotax-website.

Wat je nodig hebt

• Beheerdersrechten voor evenementen
• De gegevens van je certificeringsinstantie ingesteld in de documentinstellingen
• Een handtekening geconfigureerd in de documentinstellingen van je organisatie

Stap 1: Navigeer naar de Belcotax-pagina

Ga in het linkermenu naar Evenementen en klik op Belcotax. Je ziet een overzichtspagina met uitleg over Belcotax, een FAQ-sectie, en onderaan de knop om het XML-bestand te genereren.

Let op: Onderaan de pagina staat een oranje waarschuwing: Ordolio kan de aangifte niet voor jou indienen. Je moet het XML-bestand zelf uploaden op de officiële Belcotax-website.

Stap 2: Controleer je organisatiegegevens

Voordat je het XML-bestand genereert, controleert Ordolio automatisch of alle vereiste organisatiegegevens aanwezig zijn. Als er iets ontbreekt, verschijnt er een rode melding met de exacte velden die nog ingevuld moeten worden, en een directe link naar de documentinstellingen.

Klik op Ga naar de document instellingen om de ontbrekende gegevens aan te vullen. Vereist zijn onder andere: het BTW-nummer, de naam en het adres van je certificeringsinstantie, en een geconfigureerde handtekening. Keer daarna terug naar de Belcotax-pagina.

Stap 3: Genereer het XML-bestand

Klik op de knop Genereer XML. Er verschijnt een venster met twee velden:

• Jaar van de uitgaven — vul het jaar in van de activiteiten waarvoor je aangifte doet. Voor de Zomerkamp Ardennen die in de zomer van 2025 plaatsvond, vul je 2025 in.
• Emailadres — het e-mailadres waarop je het XML-bestand wilt ontvangen.

Klik op Genereer XML om de aanvraag te bevestigen.

Tip: Vul het jaar van de activiteiten in, niet het jaar van de aangifte. Voor kampen die in 2025 plaatsvonden, vul je 2025 in — ook al doe je de aangifte pas in 2026.

Stap 4: Ontvang het bestand per e-mail

Na het klikken op Genereer XML wordt de aanvraag op de achtergrond verwerkt en word je teruggeleid naar de overzichtspagina.

Je ontvangt het XML-bestand per e-mail. De e-mail bevat een samenvatting: het aantal gegenereerde fiscale fiches (attest 281.86) en het totale bedrag, eventuele giftattest-fiches (281.71), en — als er inschrijvingen overgeslagen werden — de reden daarvoor. Ontvang je 0 fiches? Dan stuur Ordolio een waarschuwings-e-mail zonder bijlage.

Stap 5: Upload op de Belcotax-website

Ordolio genereert het XML-bestand, maar kan de aangifte niet voor je indienen. Je moet het bestand zelf uploaden op de officiële Belcotax-website.

1. Ga naar https://financien.belgium.be/nl/E-services/Belcotaxonweb
2. Log in met je eID of itsme
3. Upload het XML-bestand dat je per e-mail ontvangen hebt

Resultaat

Je hebt het Belcotax XML-bestand gegenereerd voor alle in aanmerking komende deelnemers. Na het uploaden op de Belcotax-website kunnen gezinnen de kosten fiscaal inbrengen op basis van de door jou ingediende gegevens.

Tip: Bewaar het XML-bestand en de bevestiging van je upload voor je administratie. De wettelijke deadline voor de Belcotax-aangifte is doorgaans 1 maart van het jaar volgend op de activiteiten.

Tips

• Genereer per jaar: maak voor elk aanslagjaar een apart XML-bestand. Combineer nooit twee jaren in één aanvraag.
• Controleer de e-mail: de samenvatting toont hoeveel fiches opgenomen zijn en hoeveel overgeslagen. Meer overgeslagen dan verwacht? Controleer de rijksregisternummers bij de inschrijvingen.
• Attesten inschakelen: het evenement moet de instelling "Genereer attesten" hebben. Ontbreekt die? Dan verschijnt het evenement niet in de XML.
• Reeksen tellen als geheel: Ordolio telt het reeksevenement als één geheel — niet de afzonderlijke sessies. Zo vermijd je dubbeltellingen.

Veelgestelde vragen

Welke inschrijvingen komen in aanmerking?
Alleen inschrijvingen via de module Evenementen komen in aanmerking. Inschrijfgroepen uit Ledenbeheer genereren geen fiscale fiches. Bovendien moet "Genereer attesten" ingeschakeld zijn op het evenement.

Geldt er een leeftijdsgrens?
Ja. Fiscale attesten worden enkel aangemaakt voor kinderen die jonger dan 14 jaar waren op minstens één dag van het evenement. Als een kind 14 wordt tijdens het kamp, worden alleen de dagen vóór de verjaardag meegerekend.

Welke gegevens zijn nodig voor een inschrijving?
Voor elk kind: rijksregisternummer en geboortedatum. Voor de ouder of koper: ook een rijksregisternummer. Ontbreekt dat? Dan wordt de inschrijving overgeslagen en vermeld in de e-mail.

Wat als ik 0 fiches ontvang?
Mogelijke oorzaken: "Genereer attesten" was niet ingeschakeld op het evenement, er namen geen kinderen jonger dan 14 deel, of rijksregisternummers ontbraken. De e-mail vermeldt de exacte reden.

Wanneer moet ik aangifte doen?
De wettelijke deadline is doorgaans 1 maart van het jaar volgend op het activiteitenjaar. Genereer het XML-bestand ruim voor die datum om voldoende tijd te hebben om eventuele fouten te corrigeren.

Gerelateerde artikelen

Er zijn nog geen gerelateerde artikelen gepubliceerd.

Bijgewerkt op: 23/05/2026