Automatische verjaardagsmail instellen

Stel eenmalig een persoonlijke verjaardagsmail in en Ordolio stuurt hem automatisch naar elk lid op hun verjaardag.

Wanneer gebruik je dit?

Het is weer een druk seizoen en je bestuursleden hebben het al moeilijk genoeg om alles geregeld te krijgen. Toch wil je elk lid een persoonlijk verjaardagsberichtje sturen — dat hoort bij een warme, betrokken organisatie. Met de automatische verjaardagsmail in Ordolio stel je de e-mail eenmalig in, zet je hem aan, en Ordolio verstuurt elke dag automatisch een felicitatie aan de jarigen van die dag. Elk lid met een ingevulde geboortedatum ontvangt op de juiste dag een gepersonaliseerde felicitatie, zonder dat jij er nog naar hoeft om te kijken.

Wat je nodig hebt

• Een Ordolio-account met mailingrechten (webmaster of beheerder)
• Leden met een ingevulde geboortedatum in hun profiel

Stappen

Stap 1: Ga naar Automatische e-mails

Open Instellingen via de Admin Hub. Klik in de topnavigatie op Automatische e-mails (je vindt deze naast Mailing in de tweede rij van de instellingenbalk).

Je ziet een overzichtspagina met de Verjaardagsmail-kaart. De badge toont of de verjaardagsmail momenteel Ingeschakeld of Uitgeschakeld is.

Stap 2: Open de configuratie

Klik op Samenstellen op de Verjaardagsmail-kaart. De configuratiepagina opent.

Bovenaan vind je:

• Verjaardagsmail inschakelen — een checkbox om de mail te activeren of te pauzeren
• Onderwerp — het onderwerp van de e-mail (bijvoorbeeld "Gelukkige verjaardag!")
• Beschikbare variabelen — klik op een variabele om hem naar je klembord te kopieren

Stap 3: Schrijf je verjaardagsmail

Onder de variabelen kies je een editor:

De Simpele opmaak opent een teksteditor waar je direct kunt typen. Gebruik de variabelen om je bericht persoonlijk te maken.

De Geavanceerde opmaak opent een drag-and-drop editor waarmee je een professionele HTML-mail ontwerpt. Sleep elementen zoals Heading, Paragraph, Image of Button naar het canvas.

Beschikbare variabelen die je in het onderwerp en de inhoud kunt gebruiken:

Tip: Variabelen werken ook in het onderwerpveld. Met "Gelukkige verjaardag, {{member_firstname}}!" ontvangt elk lid een e-mail met hun eigen naam in het onderwerp.

Stap 4: Verstuur een testmail

Voordat je de verjaardagsmail activeert, kun je controleren hoe hij eruitziet. Klik op Verstuur testmail onder de editor. Er opent een venster waarin je een e-mailadres invult. Klik op Verstuur — Ordolio stuurt de mail met je huidige onderwerp en inhoud naar dat adres. De variabelen worden automatisch ingevuld met voorbeeldwaarden, zodat je precies ziet wat een lid ontvangt.

Na het verzenden sluit het venster en verschijnt een groene bevestiging: "De testmail is succesvol verzonden naar [jouw e-mailadres]."

Stap 5: Sla op en activeer

Vink Verjaardagsmail inschakelen aan als je de mail wilt activeren. Klik op Opslaan. Je blijft op de configuratiepagina en ziet bovenaan de bevestiging: "Verjaardagsmail configuratie opgeslagen."

Klik op Terug naar overzicht om terug te gaan naar de overzichtspagina. De badge op de Verjaardagsmail-kaart toont nu Ingeschakeld.

Resultaat

Je verjaardagsmail is ingesteld en actief. Ordolio verstuurt automatisch een gepersonaliseerde felicitatie aan elk actief lid met een ingevulde geboortedatum, op de dag van hun verjaardag. Je hoeft er verder niets aan te doen — tenzij je de inhoud wilt aanpassen of de mail tijdelijk wilt pauzeren.

Tips

• Variabelen kopieren: klik op een variabele in de lijst op de configuratiepagina. Ordolio kopieert de variabele naar je klembord, zodat je hem direct kunt plakken in je tekst.
• Editor wisselen: als je wisselt tussen Simpele opmaak en Geavanceerde opmaak, blijft je inhoud in beide editors bewaard. Je kunt gerust terugschakelen zonder iets te verliezen.
• Karakterlimiet: de Simpele opmaak-editor heeft een limiet van 2500 karakters. De teller rechtsonder toont hoeveel karakters je hebt gebruikt.
• Pauzeren zonder te verliezen: schakel de checkbox Verjaardagsmail inschakelen uit om de mails tijdelijk te stoppen. Je instellingen en inhoud blijven bewaard voor wanneer je de mail weer activeert.
• Eerst testen, dan activeren: stuur altijd eerst een testmail naar jezelf voordat je de verjaardagsmail activeert. Zo weet je zeker dat de opmaak en variabelen kloppen. De testmail arriveert in je inbox met "(TEST)" voor het onderwerp, zodat je hem direct kunt herkennen.
• Geboortedatum vereist: de verjaardagsmail wordt alleen verstuurd aan leden met een ingevulde geboortedatum in hun ledenprofiel. Controleer of de geboortedatums van je leden up-to-date zijn.

Veelgestelde vragen

Kan ik de verjaardagsmail testen voordat hij wordt verstuurd?
Ja. Klik op Verstuur testmail op de configuratiepagina, vul je eigen e-mailadres in en klik op Verstuur. Ordolio stuurt de mail met de huidige inhoud en voorbeeldwaarden voor de variabelen naar dat adres. Controleer je inbox om het resultaat te bekijken.

Wat als een lid geen geboortedatum heeft ingevuld?
Dat lid ontvangt geen verjaardagsmail. Ordolio verstuurt de mail alleen aan leden met een bekende geboortedatum.

Kan ik de verjaardagsmail tijdelijk uitschakelen?
Ja. Schakel de checkbox Verjaardagsmail inschakelen uit en klik op Opslaan. Je instellingen blijven bewaard. Schakel de checkbox weer in wanneer je de mails wilt hervatten.

Wat is het verschil tussen Simpele opmaak en Geavanceerde opmaak?
Simpele opmaak biedt een teksteditor voor berichten met basistopmaak. Geavanceerde opmaak is een drag-and-drop editor waarmee je een professionele HTML-mail ontwerpt met kolommen, afbeeldingen, knoppen en meer.

Volgende stappen

• Controleer of je leden een geboortedatum hebben ingevuld in hun profiel.
• Je kunt ook bulkmails versturen naar specifieke groepen leden via de mailingmodule.

Gerelateerde artikelen

Er zijn nog geen gerelateerde artikelen gepubliceerd.

Bijgewerkt op: 14/04/2026