Facturatiegegevens instellen
Facturatiegegevens instellen
Leer hoe je een apart factuuradres, BTW-nummer en factuur-e-mailadres instelt — en wat de validatiebadge bij je BTW-nummer betekent.
Wanneer gebruik je dit?
Je vereniging heeft een betaald Ordolio-abonnement en wil de facturen van Ordolio op naam van de VZW of rechtspersoon ontvangen in plaats van op de naam en het adres van de organisatie. Of je hebt een BTW-nummer dat je op de factuur wilt laten vermelden. In dat geval stel je hier aparte facturatiegegevens in.
Wat je nodig hebt
- Webmaster-rechten voor je organisatie
- Optioneel: het EU-BTW-nummer van je VZW of organisatie (formaat: BE0123456789)
Stappen
Stap 1: Ga naar Instellingen → Facturatiegegevens
Klik in het linkermenu op Instellingen. In de navigatiebalk bovenaan zie je de tab Facturatiegegevens. Klik erop.
Stap 2: Vul de gewenste gegevens in
Je ziet drie secties:
Factuuradres — Vul hier een aparte bedrijfsnaam, straat, postcode en stad in als die afwijken van je organisatiegegevens. Onder elk veld zie je in grijze tekst wat Ordolio gebruikt als je het veld leeg laat ("Standaard: ... (organisatiegegevens)"). Je hoeft dus alleen te wijzigen wat echt anders moet.
BTW-nummer — Voer je EU-BTW-nummer in, bijvoorbeeld BE0123456789. Ordolio valideert dit automatisch via het VIES-systeem van de Europese Commissie bij je volgende factuur.
Factuur-e-mail — Vul hier een e-mailadres in waarop je factuurdocumenten wilt ontvangen, bijvoorbeeld het adres van je penningmeester.
Stap 3: Sla de gegevens op
Klik op Opslaan. Je gegevens worden bewaard en gebruikt bij je volgende factuur van Ordolio.
Resultaat
Ordolio gebruikt voortaan je ingestelde facturatiegegevens voor alle platformfacturen. Je factuur-e-mailadres ontvangt de factuurberichten, het BTW-nummer verschijnt op de factuur zodra het geverifieerd is.
Wat betekenen de badges bij het BTW-nummer?
Na het invullen en opslaan van je BTW-nummer verschijnt er een badge die de validatiestatus toont:
Badge | Betekenis |
|---|---|
🟢 Geverifieerd via VIES | Je BTW-nummer is geldig en bevestigd via het Europees VIES-register. Het nummer wordt opgenomen op je volgende factuur. |
🔴 BTW-nummer niet geldig | Het ingevoerde nummer werd niet herkend in VIES. Controleer of het nummer correct is (inclusief het landprefix, bijv. |
🟡 Validatie loopt | Ordolio heeft het nummer ingediend bij VIES. Dit duurt meestal enkele minuten. Laad de pagina opnieuw om de bijgewerkte status te zien. |
🟡 VIES tijdelijk onbereikbaar | De Europese VIES-service was even niet bereikbaar. Ordolio probeert de validatie automatisch opnieuw. Je hoeft zelf niets te doen. |
Tips
- Velden leeg laten werkt prima. Je hoeft niet alles in te vullen. Elk leeg veld valt automatisch terug op de gegevens van je organisatieprofiel. Vul alleen in wat echt afwijkt.
- Geen BTW-nummer? Dat is volledig normaal voor kleine verenigingen. Laat het veld gewoon leeg — Ordolio vermeldt dan geen BTW-nummer op de factuur.
Veelgestelde vragen
Mijn BTW-nummer toont "niet geldig" maar ik weet zeker dat het klopt. Wat nu?
Controleer eerst het formaat: het nummer moet beginnen met de landcode gevolgd door de cijfers, zonder spaties of punten (bijv. BE0123456789). Controleer ook of je BTW-nummer actief is in het VIES-register via ec.europa.eu/taxation_customs/vies. Als het daar ook als inactief staat, neem dan contact op met je btw-kantoor.
Waarom zie ik hier een "Facturatie"-tab én een "Facturatiegegevens"-tab in de navigatie?
De tab Facturatie gaat over de facturatiemodule: klanten aanmaken, facturen genereren en versturen. De tab Facturatiegegevens gaat over de gegevens die Ordolio op jouw eigen platformfactuur vermeldt (het abonnement dat je bij Ordolio betaalt). Dat zijn twee verschillende dingen.
Bijgewerkt op: 23/05/2026
Dankuwel!